Порядок роботи зі зверненнями громадян

УКРАЇНА

Чкаловська сільська рада

Веселівського району Запорізької області

Виконавчий комітет

РІШЕННЯ

31 січня 2018 року № 5

Про затвердження Порядку роботи із зверненнями громадян, що надійшли поштою, опрацювання усних звернень громадян, що надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку, організації та проведення особистого та виїзних прийомів громадян у Чкаловській сільській раді Веселівського району Запорізької області та її структурних підрозділах

Керуючись пунктом 1 делегованих повноважень статті 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Чкаловської сільської ради

ВИРІШИВ:

Затвердити Порядку роботи із зверненнями громадян, що надійшли поштою, опрацювання усних звернень громадян, що надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку, організації та проведення особистого та виїзних прийомів громадян у Чкаловській сільській раді Веселівського району Запорізької області та її структурних підрозділах.

Контроль за виконання данного рішення покласти на головного спеціаліста - юриста сільської ради В. С. Мироненко

Голова виконкому С.В.Калиновський

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням виконкому № 5 від 31.01.2018 року

ПОРЯДОК

роботи із зверненнями громадян, що надійшли поштою, опрацювання усних звернень громадян, що надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку, організації та проведення особистого та виїзних прийомів громадян у Чкаловській сільській раді Веселівського району Запорізької області та її структурних підрозділах

І. Загальні положення

Цей Порядок розроблено згідно з Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян», Указом Президента України від 7 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», з метою визначення основних вимог до організації розгляду письмових звернень, проведення особистого прийому громадян керівництвом Чкаловської сільської ради, прийому за місцем проживання громадян об’єднаної територіальної громади.

ІІ. Порядок опрацювання та розгляду письмових звернень

1. Письмове звернення – це викладені в письмовій формі пропозиції, заяви, скарги, що направлені поштою або передані громадянином особисто чи через уповноважену особу, якщо ці повноваження оформлені згідно з чинним законодавством.

2. Письмові звернення можуть бути:

індивідуальні – звернення, що подані окремою особою;

колективні – звернення, що подані групою осіб;

повторні:

а) викладені громадянином або групою осіб у письмовій формі пропозиції, заяви, скарги виключно з тих питань, які вже були викладені в попередніх зверненнях і які розглянуті по суті, при цьому немає нових даних або фактів, що потребують додаткового вирішення;

б) якщо у зверненні оскаржуються рішення, прийняті при попередньому розгляді в сільській раді;

в) якщо у зверненні повідомляється про несвоєчасний розгляд питань, коли термін розгляду порушено і заявник не отримав відповіді;

г) не вирішені по суті чи не в повному обсязі розглянуті питання, підняті в попередньому зверненні;

дублетні – це пропозиції, заяви, скарги одного й того ж громадянина (або однієї і тієї ж групи осіб) з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд від державних органів вищого рівня або інших установ, організацій, ЗМІ за належністю до сільської ради для їх вирішення по суті, якщо останні вже отримали звернення відповідного змісту, при цьому дублетні звернення до групи повторних звернень не відносяться;

анонімні – письмові звернення, не підписані автором (авторами), без зазначення місця проживання, а також такі, по яких неможливо встановити авторство.

3. Письмові звернення в електронній формі направляються на спеціально визначену адресу електронної пошти Чкаловської сільської ради [email protected]

4. Звернення, що надійшли до Чкаловської сільської ради, реєструються у сільській раді, головним спеціалістом - юристом сільської ради у день надходження згідно із Класифікатором звернень громадян.

При реєстрації звернень на першому аркуші звернення проставляється відповідний штамп із зазначенням дати та вхідного номеру відповідного звернення.

У разі особистого подання письмового звернення до сільської ради, на вимогу громадянина, на першому аркуші копії звернення, яку він залишає собі, проставляється відповідний штамп, дата надходження та вхідний номер звернення.

Письмові звернення, що надійшли в електронній формі, роздруковуються та реєструються, як письмові звернення.

5. Облік письмових звернень здійснюється головним спеціалістом - юристом сільської ради, відповідальним за роботу із зверненнями громадян.

Головний спеціаліст - юрист сільської ради, відповідальний за роботу зі зверненнями громадян:

перевіряє наявність конверта та додатків до листа, а також його відповідність вимогам, що зазначені у ст. 5 Закону України «Про звернення громадян»;

визначає суть, характер і короткий зміст звернення;

перевіряє, чи є воно повторним або дублетним;

реєструє за допомогою журнальної форми реєстрації та на кожне звернення заповнюється картка звернень громадян (форма картки у додатку 1), робить позначку «повторно», якщо звернення є таким, та додають особову справу заявника з попереднім зверненням і листуванням по ньому; якщо звернення взято на контроль органом влади вищого рівня, ставлять відмітку «особливий контроль».

6. Контроль за надходженнями письмових звернень на електронну адресу здійснюється головним спеціалістом - юристом сільської ради.

7. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

8. У разі надходження повторного звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, сільський голова згідно з чинним законодавством може прийняти рішення про припинення розгляду звернення на підставі матеріалів розгляду попередніх звернень. Проект відповіді заявнику про припинення розгляду питання готується головним спеціалістом - юристом сільської ради.

Подальші звернення від таких заявників з питань, розгляд яких припинено, сільською радою не розглядаються, про що головний спеціаліст - юрист сільської ради, повідомляє заявника у термін, не більше п’яти днів з дня надходження такого звернення до сільської ради.

9. Звернення, в якому не викладено зміст питання, або суть його є незрозумілою, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження. Рішення про повернення звернення авторові приймає сільський голова. Відповідь заявнику з роз’ясненням ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» готує відповідальна особа. Відповідь надається заявнику за підписом сільського голови.

10. Екземпляр картки звернень громадян у друкованому вигляді (реєстраційно-контрольна картка) разом з матеріалами відповідних звернень передається на розгляд голові сільської ради для накладання резолюції.

11. Листи Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання «Мати-героїня», а також звернення, що надійшли на розгляд за дорученнями Президента України, Прем’єр-міністра України або Голови Верховної Ради України, розглядаються особисто сільським головою, а в разі його відсутності – заступником сільського голови, на якого покладено виконання обов’язків сільського голови.

12. Сільський голова розглядає та накладає резолюцію щодо розгляду звернення передає безпосереднім виконавцям в день надходження звернення на виконання, виконавці несуть особисту відповідальність за дотримання вищезазначеного терміну. Після розгляду звернення протягом робочого дня виконавці передають головному спеціалісту - юристу сільської ради, відповідальному за організацію роботи із зверненнями громадян.

13. Звернення, в яких порушені питання, що не входять до повноважень сільської ради, пересилаються за належністю в термін, не більше п’яти днів з дня надходження до сільської ради, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

Повідомлення громадянину про направлення його звернення на розгляд за належністю до органу із супровідним листом, у якому міститься прохання повідомити заявника про результати розгляду його звернення, до компетенції якого відноситься розгляд його звернення, а також листи та повідомлення громадянину про пересилання звернень, помилково надісланих до Чкаловської сільської ради підписує сільський голова.

14. Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

15. Підготовку матеріалів для відправки звернень на розгляд відповідальним виконавцям, відповідно до резолюцій сільського голови, та оперативний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює головний спеціаліст - юрист сільської ради. Термін розгляду зазначається у реєстраційній картці.

16. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.

17. Звернення вважається таким, що перебуває на контролі в сільській раді, якщо у резолюції надано доручення відповідним виконавцям поінформувати про результати розгляду звернення заявника або цього керівника особисто.

18. За результатами розгляду звернень, що перебувають на контролі в сільській раді, письмова відповідь заявникам надається за підписом сільського голови.

19. Контролю за вирішенням питань, що зазначені у зверненнях громадян, підлягають:

листи, про результати розгляду яких необхідно повідомити органи влади вищого рівня або організації;

листи, в резолюції по яких указано конкретні завдання та терміни.

20. Контроль за своєчасним розглядом звернень, виконанням доручень сільського голови покладається на старост, керівників структурних підрозділів сільської ради.

21. Термін розгляду звернень установлюється сільським головою відповідно до статті 20 Закону України «Про звернення громадян».

Рішення про продовження терміну розгляду до 45 днів з моменту надходження звернення до сільської ради приймає сільський голова, яким установлений первинний контроль, на підставі обґрунтованого подання виконавця з наступним повідомленням про зазначене заявника.

22. Відповідь заявнику на початку має містити у лівому куті короткий зміст питання за формою «Про…» та шанобливе звернення з використанням імені та по-батькові заявника – «Шановний (а) …!». У разі, якщо ім’я та по-батькові заявника не відомі, використовується форма з прізвищем заявника – «Шановний пане (пані) …!». Безпосередньо перед підписом посадової особи відповідь закінчується фразою – «З повагою».

За бажанням заявника письмова відповідь направляється в електронній формі на адресу електронної пошти заявника. Для відправлення в електронній формі письмова відповідь має бути відсканованою на офіційному бланку із зазначенням вихідного реєстраційного номера та за підписом відповідної посадової особи.

Відповідь на письмове звернення, яке подане в електронній формі, надається з урахуванням вимог Закону України «Про захист персональних даних».

Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у заяві (клопотанні), доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на Закон і викладанням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

23. У разі необхідності продовження терміну розгляду звернення, за згодою сільського голови, відповідальним виконавцем надсилається повідомлення заявнику до закінчення основного терміну розгляду звернення.

24. Проект відповіді заявнику, підготовлений виконавцем разом із усіма матеріалами по цьому зверненню передається сільському голові.

У разі надходження звернення громадян до сільської ради через органи влади вищого рівня до означеного пакету документів додається проект інформації до органів вищого рівня по суті вирішення звернення.

25. Головний спеціаліст - юрист сільської ради направляє підписані сільським головою відповіді заявникам та інформації на органи влади вищого рівня.

Після отримання головним спеціалістом - юристом сільської ради або відповідальною особою за звернення громадян інформації про результати розгляду відповідальними виконавцями за зверненнями громадян разом з копіями відповідей заявникам, надається відповідним особам для зняття звернень з контролю.

26. Рішення про зняття звернень з контролю приймає сільський голова, шляхом накладання резолюції «До справи» на інформації про результати розгляду звернення.

27. У разі необхідності сільський голова може залишити звернення на контролі до остаточного рішення та інформування заявника про остаточні результати розгляду. В такому випадку, заявнику до кінця остаточного розгляду його звернення, надається проміжна відповідь у встановлений чинним законодавством термін.

28. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної картки повертаються головному спеціалісту - юристу сільської ради для формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

29. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами складає п’ять років. Після закінчення п’ятирічного терміну зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.

ІІІ. Порядок

організації і проведення особистого прийому громадян

у Чкаловській сільській раді Веселівського району

Запорізької області

1. Прийом громадян здійснюється щодня у кабінеті головного спеціаліста - юриста сільської ради та відповідальних осіб сільської ради та структурних підрозділів з 8.00 до 12.00 та з 13.00 до 17.00 (у п’ятницю до 16.00) крім суботи, неділі та святкових днів.

2. Вхід громадян до кабінету вільний.

3. Інформація про порядок особистого прийому громадян в сільській раді та її структурних підрозділах і графік прийому опубліковуються в засобах масової інформації, розміщуються на веб-сайті сільської ради, на інформаційному стенді сільської ради.

4. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження, яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах із цими громадянами (крім неповнолітніх дітей). Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

5. Особистий прийом громадян сільським головою, заступниками сільського голови, старостами, начальниками відділів та інших структурних підрозділів сільської ради проводиться згідно із затвердженими графіками та з питань, вирішення яких належить до повноважень сільської ради, а також відповідно до функціонального розподілу обов’язків між керівними, працівниками сільської ради.

5.1. Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання «Мати-героїня», проводиться особисто сільським головою, його заступниками, старостами, начальниками відділів та інших структурних підрозділів сільської ради першочергово у дні прийому згідно з графіком.

6. Особистий прийом громадян сільським головою проводиться за попереднім записом. Запис на особистий прийом робиться тільки після розгляду питання, що потребує вирішення, старостами, заступниками сільського голови, за напрямами діяльності, і якщо вирішення зазначеного питання належить до компетенції сільської ради, але не вирішено по суті під час розгляду попередніх звернень.

6.1. Попередній запис громадян на особистий прийом здійснюється лише до сільського голови. Головний спеціаліст - юрист сільської ради у журналі обліку попереднього запису громадян на особистий прийом сільського голови не пізніше ніж за 3 дні до дня прийому робиться відповідний запис.

6.2. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом сільського голови проводиться співбесіда, за результатами якої:

з’ясовуються прізвище, ім’я, по батькові громадянина, місце проживання, соціальний статус, зміст питання (викладено по суті в письмовій формі), посадові особи, до яких заявник звертався за місцем проживання, і рішення, що було прийнято з цього питання;

вивчаються питання, з якими громадянин бажає звернутися на особистий прийом сільського голови;

надається допомога щодо розгляду порушених питань заступниками сільського голови, начальниками відділів та інших структурних підрозділів сільської ради, установами та організаціями, до повноважень яких належить вирішення порушеного питання, у випадку, коли громадянин вперше звертається до сільської ради.

Якщо громадянин звертається до сільської ради повторно, з’ясовується, до кого із заступників сільського голови або якого структурного підрозділу сільської ради він уже звертався і яке рішення було прийнято. Після цього перевіряються попередні звернення, матеріали по їх розгляду, висновки, довідки, відповіді осіб, які розглядали питання раніше. Якщо питання не було вирішено по суті, дані про заявника та суть його питання вноситься до списку громадян, які бажають особисто звернутися до сільського голови.

Громадяни, які звертаються із питаннями, що знаходяться за дорученням керівництва сільської ради на розгляді у структурних підрозділах сільської ради, сільським головою з цих же питань не приймаються.

7. Головний спеціаліст - юрист сільської ради:

7.1. Складає список громадян, які бажають потрапити на особистий прийом до сільського голови, та надають за день до дати прийому.

7.2. Повідомляє громадянина про день і час прийому сільським головою за телефоном або письмово.

7.3. Визначає та запрошує взяти участь в особистому прийомі старост, керівників відділів та інших структурних підрозділів сільської ради.

7.4. Забезпечує добірку матеріалів із питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі сільського голови.

8. Головний спеціаліст - юрист сільської ради заповнює картку звернень громадян згідно зі списком і бере участь в організації особистого прийому.

9. У разі необхідності старости, керівники структурних підрозділів сільської ради надають пропозиції щодо шляхів вирішення питань, які порушуються громадянином у зверненні, не пізніше ніж за 2 робочих дні до дати прийому.

10. Працівники, присутні на особистому прийомі, організовують його проведення та за результатами прийому оформлюють резолюції та доручення сільського голови.

11. Особистий прийом громадян заступниками сільського голови, старостами здійснюється згідно з графіком без попереднього запису в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.

ІV.ПОРЯДОК

опрацювання усних звернень громадян, що надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку у Чкаловській сільській раді Веселівського району Запорізької області

1. Порядок опрацювання усних звернень громадян, що надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку, в Чкаловській сільській регламентує механізми надходження та опрацювання в Чкаловській сільській раді усних звернень громадян, що надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку та забезпечення оперативного розгляду таких звернень.

Усні звернення громадян за допомогою засобів телефонного зв’язку можуть надходити до Чкаловській сільській раді з:

гарячих телефонних ліній керівників органів влади вищого рівня;

гарячих телефонних ліній спілкування із громадянами голови Чкаловській сільській раді та посадових осіб сільської ради;

інших органів влади відповідно до частини третьої статті 7 Закону України «Про звернення громадян».

Усні звернення громадян за допомогою засобів телефонного зв’язку подаються до Чкаловській сільській раді виключно за телефонними номерами та у спосіб, що визначені у цьому Порядку.

2. Гаряча телефонна лінія Чкаловської сільської ради

Гаряча телефонна лінія у Чкаловській сільській радіє спеціальним постійно діючим засобом телекомунікації для забезпечення можливості подання усних звернень громадянами до Чкаловської сільської ради та отримання ними консультацій у телефонному режимі.

Гаряча телефонна лінія у Чкаловській сільській раді не передбачає подання в телефонному режимі запитів щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації». Для цього використовуються інші засоби телефонного зв’язку, номери яких оприлюднюються у Чкаловській сільській раді.

Дзвінки на Гарячу телефонну лінію у Чкаловській сільській раді приймаються за номером: (06136) 74-5-31 протягом робочого часу Чкаловської сільської ради (12.00-13.00 перерва на обід). Гаряча телефонна лінія у Чкаловській сільській раді не працює у дні офіційних державних свят та дні, що визначаються вихідними відповідно до чинного законодавства України.

Функціонування Гарячої телефонної лінії у Чкаловській сільській раді: прийом дзвінків, реєстрацію та первинне опрацювання звернень, розсилку звернень на розгляд безпосереднім виконавцям за зверненнями, контроль термінів розгляду, контроль результатів розгляду, захист персональних даних громадян, що звертаються на Гарячу телефонну лінію у Чкаловській сільській раді, забезпечує головний спеціаліст - юрист сільської ради, яка відповідає за ведення звернень громадян (далі уповноважена особа). Дзвінки приймаються у порядку фактичного дозвону. Прийом дзвінка уповноважена особа у обов’язковому порядку розпочинає з привітання та представлення.

Уповноважена особа надає оперативну консультацію громадянину, якщо він звертається з питанням, яке потребує оперативної консультації щодо компетенції певних органів влади або їх структурних підрозділів, їх місце знаходження або контактних телефонів. У разі, якщо громадянин звертається із усним зверненням, уповноважена особа реєструє відповідне звернення в журналі реєстрації звернень громадян.

Уповноважена особа отримує згоду громадянина на опрацювання його персональних даних у ході розгляду його звернення відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

3. Гарячі телефонні лінії спілкування із громадянами сільського голови та посадових осіб сільської ради

Сільський голова, заступники сільського голови, старости, начальники структурних підрозділів сільської ради один раз на квартал за окремо затвердженим графіком проводять гарячі телефонні лінії спілкування із громадянами за номером – (06136) 74-5-31.

Організацію проведення та опрацювання результатів гарячих телефонних ліній спілкування із громадянами сільського голови, заступників сільського голови, старост, начальників структурних підрозділів сільської ради забезпечує головний спеціаліст - юрист сільської ради (уповноважена особа).

Уповноважена особа:

щокварталу готує та подає на затвердження голові Чкаловської сільської ради проекти графіків проведення гарячих телефонних ліній спілкування із громадянами сільського голови та посадових осіб Чкаловської сільської ради;

не пізніше ніж за 5 календарних днів розміщує на інформаційному стенді оголошення про проведення наступної гарячої телефонної лінії спілкування із громадянами сільського голови та посадових осіб сільської ради;

за необхідністю забезпечує запрошення для участі у гарячих телефонних лініях спілкування із громадянами сільського голови, заступників сільського голови, старост, начальників структурних підрозділів сільської ради, керівників підвідомчих закладів;

забезпечує подальшу реєстрацію усних звернень громадян, що були подані на гарячій телефонній лінії спілкування із громадянами сільського голови та посадових осіб в журналі реєстрації та організацію розгляду таких звернень.

Також у Чкаловській сільській раді працює «Телефон довіри». Дзвінки приймаються по номеру - (06136) 74-5-31.

4. Розгляд усних звернень громадян, що надійшли за допомогою телефонного зв’язку

Усні звернення, що надійшли до Чкаловської сільської ради з Урядової гарячої лінії, Гарячої телефонної лінії Запорізької обласної державної адміністрації та Гарячої телефонної лінії Веселівської районної державної адміністрації розглядаються протягом 15 календарних днів з моменту їх реєстрації.

Усні звернення, які отримані за допомогою засобів телефонного зв’язку, направлені на розгляд до Чкаловської сільської ради вищими органами влади та поставлені ними на контроль, розглядаються у межах термінів, передбачених дорученнями керівників вищих органів влади.

Усі інші усні звернення розглядаються у межах термінів, що передбачені чинним законодавством.

Первинний розгляд та вчинення резолюції здійснює посадова особа, що проводила гарячу телефонну лінію, окрім звернень, що надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку від категорій громадян, які згідно з чинним законодавством має розглядати виключно керівник органу влади.

Первинний розгляд та накладання резолюції за усними зверненнями, які отримані за допомогою засобів телефонного зв’язку, направлені на розгляд до Чкаловської сільської ради органами влади вищого рівня та поставлені ними на контроль, здійснює голова Чкаловської сільської ради.

У разі відсутності сільського голови звернення, що відносяться до його компетенції, розглядає головний спеціаліст - юрист сільської ради.

Розгляд усних звернень, що надійшли за допомогою телефонного зв’язку – безпосередніми виконавцями за зверненнями, згідно з резолюціями сільського голови, здійснюється відповідно до Порядку розгляду письмових звернень громадян у Чкаловської сільської ради, з урахуванням термінів розгляду передбачених цим Порядком.

Інформація про результати розгляду усних звернень громадян, що надійшли з Гарячої телефонної лінії Чкаловської сільської ради надається – безпосередніми виконавцями за зверненнями головному спеціалісту - юристу сільської ради разом з копією листа, яким поінформовано заявника, в письмовому вигляді.

V. Порядок

проведення керівництвом Чкаловської сільської ради виїзних особистих прийомів громадян за місцем їх проживання

1. Виїзні особисті прийоми громадян здійснюються сільським головою за місцем проживання громадян згідно з графіком, який затверджується ним з пропозиціями, наданими заступниками сільського голови, старостами, начальниками відділів структурних підрозділів.

2. Після затвердження сільським головою графік виїзних прийомів громадян направляється:

заступникам сільського голови – для виконання;

старостам зазначеним у графіку – для проведення підготовчої роботи до виїзного особистого прийому громадян сільським головою;

головному спеціалісту - юристу сільської ради – для обліку проведення виїзних особистих прийомів.

3. Старости, керівники підприємств чи організацій, де заплановано проведення виїзного прийому:

3.1. Доводять до відома населення інформацію про дні і час прийому.

3.2. Здійснюють попередній запис громадян, передають список до головного спеціаліста - юриста сільської ради за день до дати проведення прийому.

3.3. Виділяють приміщення та створюють відповідні умови для проведення прийому.

4. Головний спеціаліст - юрист сільської ради, відповідальна особа за зверненням громадян:

під час проведення прийому приймає від громадян звернення та оформлює доручення.

контролює дотримання термінів надання відповідей заявникам;

надає методичну допомогу заступникам сільського голови, старостам, спеціалістам виконавчих органів сільської ради, спеціалістам відділів та інших структурних підрозділів сільської ради з питань належної організації виїзного прийому громадян керівництвом сільської ради;

готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан цієї роботи в сільській раді;

забезпечує надходження звернень, що отримані на виїзному прийомі, безпосередньо до установи, організації, відомства, у компетенції якої знаходиться вирішення проблеми, згідно з резолюцією посадової особи, яка проводила прийом громадян;

вивчає та аналізує проблеми, з якими громадяни звертаються до керівництва сільської ради під час особистого (виїзного) прийому;

контролює додержання графіка проведення особистого прийому громадян керівництвом сільської ради, а також виїзних прийомів, готує щомісячні звіти про організацію прийому громадян. Про факти недотримання графіку проведення особистого прийому громадян інформує сільського голову.

Відповіді на звернення, що отримані на особистому (у т.ч. виїзному) прийомі, надаються заявникам відповідно до доручення сільського голови або особисто.

VІ. Вирішення питань, що порушені у зверненнях громадян, і надання відповідей заявникам

1. Заступники сільського голови, старости, начальники відділів та посадові особи сільської ради, які за дорученням сільського голови розглядають звернення громадян, зобов’язані уважно вивчити зміст звернення, факти, що наведені у листі, та питання, що потребують вирішення. У разі потреби вимагати у виконавців матеріали та з виїздом на місця перевіряти факти, що викладені у зверненні, уживати інших заходів для об’єктивного вирішення поставлених авторами звернень питань, з’ясовувати обставини, усувати причини та умови, які спонукають громадян скаржитися, якщо це не суперечить чинному законодавству.

Безпосередні виконавці при здійсненні перевірок за зверненнями громадян у разі необхідності спілкуються з їх авторами, з’ясовують усі порушені питання та обставини, ґрунтовно аналізують отриману інформацію, вживають заходів щодо захисту конституційних прав громадян у межах своєї компетенції відповідно до чинного законодавства.

2. За результатами розгляду звернення складається мотивований висновок, який має містити об’єктивний аналіз усіх зібраних матеріалів, на підставі якого готується і надається інформація сільському голові або його заступникам (згідно з дорученням), разом з копією або проектом відповіді заявнику.

Не допускається надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей за зверненнями громадян, порушення строків, установлених законодавством, безпідставна передача розгляду звернень іншим органам.

3. За результатами розгляду звернень надається інформація сільському голові та письмова відповідь заявникам за підписом заступників сільського голови, старост, керівників відділів структурних підрозділів сільської ради та інших органів, яким доручено розгляд звернень і до повноважень яких належить вирішення порушених питань.

4. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику покладається на посадових осіб, яким доручено розгляд звернень.

5. Звернення вважаються вирішеними, якщо розглянуто всі поставлені в них питання, вжиті необхідні заходи, заявникам надані вичерпні відповіді. Не допускається визнання заяв чи скарг необґрунтованими без роз’яснення заявникам порядку оскарження прийнятих за ними рішень.

6.Головний спеціаліст - юрист сільської ради за першою вимогою заявника надають йому матеріали розгляду звернення для ознайомлення.

Голова виконкому С.В.Калиновський

Додаток 1

до Порядку затвердженого рішенням виконкому№ 5 від 31.01.2018 року

ЧКАЛОВСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

картка звернень громадян

№ ______________

Прізвище __________________________________________________________

ім’я по батькові ____________________________________________________

Адреса заявника ____________________________________________________

Кому доручено _____________________________________________________

Дата надходження ______________________________